O que entendemos por evento?
O conceito de Evento surgiu há vários anos atrás, e como tal podemos citar alguns dos autores que contribuíram para isso.
Goldblatt (1997) define evento como o momento único no tempo, celebrado através de uma cerimónia e ritual com a vista a satisfazer necessidades especificas. Tal como Donald Getz (1997), que acrescenta que um evento é um acontecimento único ou pouco frequente que ocorre fora de um programa normal de atividades de patrocínios.
Para Donald Getz (1997), também o ponto de vista do cliente e/ou convidado é importante, assim, o evento é um oportunidade do mesmo usufruir de uma experiência de lazer, cultura, ou socializar fora do ciclo normal da vida diária.
Podemos encontrar vários pontos de concordância para definir um evento, entre as várias definições apresentadas:
- É um acontecimento único.
- Tem local de data definidos.
- Tem como objetivo reunir pessoas com um ou vários propósitos claros.
- Causa impacto/interessa.
- Estimula sentidos e provoca sensações.
- Tem uma estratégia associada.
- Segue um planeamento.
- É um instrumento de comunicação/marca.
Tal como um projeto, também um evento precisa de ser planeado, organizado, ter uma lista de tarefas e recursos a gerir, para que os objetivos propostos possam ser atingidos, tendo em conta as limitações de tempo e custos.
Quais são os objetivos de um evento?
O principal objetivo de um evento é gerar benefício para todas as partes interessadas.
Para o participante deve ser:
- Experiência única.
- Momento de felicidade, alegria, convívio, descontração.
- Desperta interesse e causa impacto.
Para o gestor de eventos deve:
- Despertar interesse.
- Causar impacto.
- Ser Novidade/diferença.
- Ser Notícia.
Para o patrocinador:
- Atingir o público-alvo.
- Divulgar a marca/empresa/produto.
- Potenciar vendas.
- Conquistar novos mercados.
Para os media:
- Tem lugar num curto espaço de tempo.
- Requer um planeamento cuidado.
- Elevado grau de risco.
- Deve ser recordado como algo positivo.
- Causa impacto e desperta interesse.
- Contato com fornecedores/serviços.
- Materializar sonhos.
Quais são as vantagens dos eventos?
- Estreitam relações entre os participantes;
- Potencializam as trocas;
- Atingem um grande número de consumidores num curto período de tempo e de uma só vez;
- Ganham novos clientes e novos contactos;
- Deixam marcas duradouras nas pessoas;
- Criam laços;
- Fazem crescer a notoriedade da marca;
- São menos dispendiosos que a publicidade e outras formas de comunicação.
O que esperam as pessoas de um evento?
PARTICIPAÇÃO: Envolvimento, Interatividade, Entretenimento…
EMOÇÃO: Surpresa, Novidade, Atração…
FANTASIA: Tema, Sonhos, Decoração…
REALIZAÇÃO: Satisfação, Objetivo…
Que tipos de eventos conhecemos?
- Conferências
- Competições e concursos
- Colóquios
- Convenções
- Congressos
- Cursos
- Debates
- Feiras
- Simpósios
- Torneios
- Roadshows
- Workshops
- Brainstormings
- Eventos sociais
- Eventos desportivos
- Eventos sustentáveis
- Mesas redondas
- Painéis
- Fóruns
- Jornadas
- Festivais
- Gincanas
- Inaugurações
- Tomadas de posse
- Exposições
- Showcasings
- Desfiles
- Concertos
- Open days
Classificações dos eventos
Para além da listagem de eventos apresentada anteriormente, estes também se dividem tendo em conta as suas características. Como por exemplo:
Periodicidade: Esporádicos; Periódicos; De oportunidade
Natureza: Culturais; Comerciais; Institucionais Desportivos; De competição; Científicos; Educativos; De entretenimento e lazer; Políticos; Sociais
Abrangência: locais; regionais; nacionais; internacionais; mundiais.
Público-alvo: Corporativo; Clientes; Fornecedores; Crianças; Jovens; Famílias; Seniores; Mulheres; Homens.
Zona de ação: Internos; Externos.
Nível de participação: Total; Parcial.
Tipo de participação: Aberto; Fechado; Pago; Livre
Fim: Com fins lucrativos; Sem Fins lucrativos
Para terminar-mos o artigo da melhor forma, deixamos algumas dicas para um evento de sucesso:
- Comece com antecedência!
- Ouça o público!
- Planei bem e cria um cronograma!
- Organize-se!
- Negoceie!
- Foque-se no resultado!
- Mantenha-se flexível!
- Escolha bem a equipa!
- Atribua responsabilidades!
- Dê prioridade à qualidade!
- Tenha um plano b!
- Faça reuniões gerais de ponto de situação!
- Fotografe tudo!
- Crie presença online!
- Avalie imediatamente!
Esperamos que este artigo o tenha deixado com vontade de começar a organizar eventos, ou de aprender mais sobre o processo!
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