Conceitos Fundamentais
O Microsoft Excel é um programa que faz parte do pacote de aplicações do Microsoft Office.
Trata-se de uma ferramenta de cálculo que permite desenvolver tarefas relacionadas com cálculos, análise e representação gráfica, com grande rapidez e eficácia.
Formatação Condicional
A formatação condicional é uma das ferramentas mais úteis deste programa pois permite que o utilizador faça a formatação do texto, limite cor, ícones, escala de cores e barras. Para além disso, facilita o realce de células ou intervalos de células interessantes, enfatiza valores
incomuns e visualiza dados usando barras de dados, escalas de cores e conjuntos de ícones que correspondem a variações específicas nos dados.
Segmentação de dados
A segmentação de dados é um outro recurso essencial do Excel. Os segmentos fornecem botões à sua folha de calculo que pode clicar para filtrar as tabelas de forma rápida e fácil.
Além de uma filtragem rápida, os segmentos também indicam o estado da filtragem atual, o que facilita a compreensão do que está exatamente exposto no momento.
Criação de Templates
Os templates são folhas do excel previamente formatadas, podendo ser bastante úteis dado que evita o trabalho inicial de formatação como quando se começa a trabalhar numa folha em branco.
Desta forma facilita a procura, por exemplo, se o utilizador precisar de um modelo de Educação, pode clicar por cima de “Educação” e vai visualizar todos os disponíveis para esta temática. Apesar de serem modelos já formatados, o utilizador pode alterar e eliminar conteúdos dentro destes.
Proteção de Documentos
Outra ferramenta que pode ser bastante útil, especialmente para empresas, é a proteção de determinadas informações. Com a ativação desta funcionalidade o utilizador terá a possibilidade de colocar uma palavra-passe restringindo o acesso a determinados documentos.
Fórmulas
A função principal do Excel é a de criar fórmulas, inserir cálculos e organizar dados. As fórmulas são a essência das folhas de cálculo, sem esta funcionalidade as folhas de cálculo são apenas uma representação tabular simples dos dados.
Uma fórmula consiste num código especial, que é inserido numa célula. O código realiza alguns cálculos e retorna o resultado, que é exibido na célula.
As fórmulas usam uma variedade de operadores e funções. Os valores usados nas fórmulas podem ser localizados noutras células, ou até noutras folhas de cálculo o que facilita a alteração dos dados e confere uma natureza dinâmica. Por exemplo, pode-se alterar rapidamente os dados da folha de cálculo e as fórmulas funcionam na mesma, atualizando os resultados nas células.
Macros
O conceito de macro consiste em automatizar a execução de algo repetitivo e desta forma poupar trabalho ao utilizador. Tratam-se de um conjunto de comandos, instruções e funções armazenadas num módulo VBA com ações determinadas em sequência, para posterior execução.
Uma Macro possui uma entrada de comandos e funções que quando ativada retorna uma saída com o objetivo de automatizar sequências de instruções. Acabam por ser programações que desencadeiam instruções executáveis.
Existem dois tipos de Macros:
- Macros de comandos: utilizadas para tarefas mais simples (ex: formatação da cor de uma célula);
- Macros de funções: utilizadas para cálculos específicos que não podem ser executados por nenhuma das funções predefinidas do Excel, sendo necessária a definição de uma nova função, com os seguintes itens: Nome da função; Argumentos e Fórmulas (ex: Cálculos de impostos específicos, com taxas diferenciadas como o cálculo do IVA).
Análise de hipóteses e previsões
Esta ferramenta permite de forma simples, sabermos como atingir um determinado objetivo, de forma rápida e sem ter de recorrer a muitos cálculos.
A análise de hipóteses é o processo de alteração de valores em células para ver como essas alterações irão afetar o resultado das fórmulas na folha de cálculo. São fornecidos três tipos de ferramentas de Análise de Hipóteses com o Excel: Gestor de Cenários; Atingir Objetivo e Tabelas de Dados;
- Gestor de Cenários
Um Cenário é um conjunto de valores que o Excel guarda e pode substituir automaticamente nas células de uma folha de cálculo. O utilizador pode criar e guardar diferentes grupos de valores (diferentes cenários) numa folha de cálculo e alternar para qualquer um desses novos cenários, para ver resultados diferentes.
- Atingir Objetivos
A ferramenta Atingir Objetivo consiste na estipulação de um valor X (o qual se deseja atingir) e com base nesse valor será realizada a mudança nos dados da tabela a fim de se alcançar esse valor estipulado.
- Tabela de Dados
A tabela de dados permite observar como os diferentes valores de células de entrada irão alterar os resultados de células de resultado. Utilizar esta ferramenta permite fazer Análise de Dados.
▪ Só é permitida efetuar a análise de hipóteses com uma ou duas variáveis, no máximo.
▪ Apesar desta limitação de utilizar apenas duas variáveis (uma para a célula de entrada da linha e uma para a célula de entrada da coluna), uma tabela pode incluir as variáveis que quisermos.
À medida que exploramos os conceitos fundamentais do Microsoft Excel, torna-se evidente que este programa não é apenas uma ferramenta de cálculo, mas uma plataforma versátil e poderosa que pode revolucionar a forma como lidamos com dados e informações. Nesta ação de formação desbravamos características avançadas que fazem do Excel uma ferramenta indispensável em ambientes profissionais e académicos.
A formatação condicional, a segmentação de dados e a criação de templates não apenas agilizam tarefas, mas transformam dados em insights visuais impactantes. A proteção de documentos assegura a confidencialidade, enquanto as fórmulas proporcionam a espinha dorsal para a manipulação dinâmica de dados.
Macros, a essência da automação, e a análise de hipóteses e previsões, que permite antever cenários e alcançar objetivos específicos, serão desmistificados.
A participação numa ação de formação direcionada para a utilização da folha de cálculo, permite a aquisição de habilidades práticas, bem com a capacitação para enfrentar desafios complexos, automatizar tarefas repetitivas e tomar decisões informadas com base em análises detalhadas.
Não permita que a vastidão das funcionalidades do Excel o intimide. Em vez disso, abrace a oportunidade de aprofundar o seu conhecimento e domínio desta poderosa ferramenta. Inscreva-se no nosso curso agora e descubra como o Excel pode ser o seu aliado na conquista da eficiência e do sucesso nas suas atividades diárias.
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